Cerca de 5% da receita das empresas é prejudicada todos os anos e não é por falta de vendas, má execução ou mercado ruim, mas até pior que isso: por fraudes internas.
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Esse dado é do relatório Occupational Fraud 2024 da ACFE que também mostra que 13% das fraudes corporativas vêm diretamente de despesas de colaboradores. Ou seja, aquela nota de Uber com valor inflado, um jantar sem comprovação real de negócio, ou o reembolso de combustível que nunca aconteceu.
A auditoria, que deveria impedir essas irregularidades, muitas vezes consome mais tempo da equipe financeira do que o necessário. Uma conferência que poderia levar dez minutos acaba ocupando uma hora ou mais e, nesse intervalo, atividades estratégicas para reduzir custos e otimizar recursos ficam em segundo plano.
E quando essas tarefas estratégicas entram na frente, é a auditoria que deixa de acontecer (deixando as fraudes passarem despercebidas).
É nesse ponto que soluções baseadas em tecnologia e inteligência artificial começam a mudar o jogo. Startups como a Onfly, maior travel tech B2B da América Latina e referência em gestão de viagens e despesas corporativas, vêm puxando essa transformação com velocidade e escala.
Onde as fraudes mais acontecem e como a tecnologia começa a virar o jogo
Viagens corporativas apresentam desafios únicos de controle financeiro. O colaborador está fora do escritório, com acesso ao cartão da empresa e políticas de reembolso que podem ser interpretadas de forma mais ampla.
Isso abre espaço para irregularidades que vão desde pequenos deslizes não-intencionais até esquemas mais estruturados.
Dentre os usos indevidos, encontra-se combustível para carro pessoal, assinaturas de streaming e compras de supermercado. Depois, reembolsos inflados e notas fiscais incompatíveis também se destacam — ou mesmo notas válidas, mas de gastos que não têm nada a ver com trabalho.
Na sua base de mais de 2.500 clientes na América Latina, a Onfly identificou que os campeões de fraude são bebidas alcoólicas, gastos com entretenimento não autorizado (como streaming pessoal ou apostas online), transferências para contas pessoais via PIX e até compras categorizadas genericamente como “diversos”.
Ao identificar um padrão claro nesses gastos, isso permite que ferramentas baseadas em automação e inteligência artificial consigam rapidamente notar comportamentos fora da política. Isso permite que a gestão intervenha mais rápido e não apenas reaja às fraudes, mas de fato consiga preveni-las.
Até porque o problema não está só no valor individual. O risco é quando isso se transforma em cultura: um colaborador vê o outro “se safando” e pensa: “por que não fazer também?”. A tecnologia se torna fundamental para quebrar esse ciclo e são justamente as startups que estão puxando essa mudança.
Inteligência artificial como game changer — e o Trust Expense, da Onfly
Em vez de transformar o time financeiro em “detetive de nota fiscal”, a tecnologia faz o trabalho pesado: cruza dados, lê recibos, interpreta políticas internas e aponta irregularidades em segundos. Esse é o objetivo do Trust Expense, solução criada pela Onfly.
A ferramenta lê notas fiscais por foto ou QR Code validado direto na base da SEFAZ, aplica análise semântica para verificar se cada despesa respeita os limites e regras da empresa e ainda faz o autopreenchimento de campos como data, valor e categoria.
Resultado: o que antes tomava uma hora da equipe pode ser resolvido em menos de dez minutos.
Os números esperados impressionam. Empresas de médio e grande porte, com base nos clientes atuais da Onfly, já projetam economia de até R$1 milhão por ano com a redução de fraudes e reembolsos indevidos.
Além disso, o tempo gasto com auditoria cai em até 75%, liberando o time financeiro para focar em análises estratégicas em vez de caçar inconsistências linha por linha.
Para Christian Machado, CTO da Onfly, o impacto vai além dos números:
“Estamos usando o que há de mais avançado em IA para que as empresas ganhem tempo e eliminem fraudes, sem abrir mão de um controle rigoroso. Tecnologias como essa garantem que as empresas usem seus recursos de forma inteligente, cumpram suas obrigações e se mantenham saudáveis a longo prazo.”
Na prática, a IA já consegue barrar despesas com bebidas alcoólicas, apostas, assinaturas de streaming, transferências pessoais e outras tentativas de camuflar gastos. Mais que detectar, ela previne — porque o sistema identifica antes mesmo da aprovação.
Em última análise, prevenir fraudes e otimizar auditoria não é apenas proteger o caixa. É também construir confiança com investidores, conselhos, colaboradores e o mercado.
A nova agenda da auditoria financeira
Globalmente, grandes empresas vêm priorizando a digitalização e automatização de seus processos financeiros como parte de uma agenda mais ampla de eficiência operacional e compliance.
O Gartner, por exemplo, já aponta que até 2026 mais de 60% das empresas de médio e grande porte vão adotar soluções baseadas em inteligência artificial para reduzir riscos de fraude e acelerar tomadas de decisão.
Médias e grandes empresas estão investindo cada vez mais em governança financeira não por burocratização, mas por necessidade estratégica. Quando você tem que explicar para um board ou para investidores porque o burn rate subiu 15% no último trimestre, não dá para dizer que “não conferimos os gastos direito”.
O que definitivamente não funciona é controlar todas as despesas de cada um dos colaboradores e ficar coletando notas para reembolso de forma manual. É justamente por isso que a automação e a inteligência artificial deixam de ser diferencial e passam a ser um novo padrão de mercado.
E o protagonismo está com as startups: são elas que estão trazendo a agilidade, as integrações em tempo real e os modelos de análise que permitem que o time financeiro deixe de ser “detetive de notas” para assumir um papel estratégico dentro da operação.
E, nesse movimento, a Onfly se destaca como uma das startups que mais avançam em integrar tecnologia, eficiência e governança em escala — mostrando que inovação não é só tendência, mas condição para crescer de forma sustentável em um ambiente cada vez mais competitivo.
